مذاكرات مؤثر را بياموزيد!
مديريت مؤثر مذاكرات و جلسات
در فرهنگ فارسي عميد جلسه به معنای نشستن براي رسيدگی و گفتگو درباره امري میباشد. در دنياي كسب و كار جلسه و مذاكره عبارت است از گردهمايی حداقل دو نفر براي رسيدن به اهداف مختلفی همچون حل مشكلات، تصميم گيری و… در زمانی معين و مكانی مشخص. جلسه از عوامل بسيار مهم در كسب و كار امروز محسوب میشود. روزانه ميليونها جلسه با اهداف مختلف در سراسر دنيا برگزار میشود. طبق آمارهاي جهانی، جلسات سازمانی تحت عناوين مختلف، از پرهزينهترين فعاليتهای سازمانی محسوب میشوند. چرا كه با محاسبه ساده حقوق كليه شركت كنندگان در جلسه، هزينههای اجرايی جلسه همچون، پذيرايي، مكان، منابع انسانی درگير با هماهنگیهای لازم جلسه و… به اعداد قابل توجهي دست خواهيم يافت. ديدار تصادفی دو همكار در راهروهای سازمان نيز كه به صورت ايستاده با يكديگر در خصوص موضوعی صحبت مینمايند نيز نوعي مذاكره يا جلسه محسوب میشود.
نكته:
مذاكرات و جلسات به روشهای مختلف قابل تقسيمبندی میباشند. از لحاظ تعداد شركت كنندگان میتوان آن را به جلسات انفرادی و يا گروهی، از لحاظ ماهيت مذاكرات يا جلسات میتوان آن را به جلسات رسمی و غيررسمی، از لحاظ مليت شركت كنندگان میتوان آن را به جلسات داخلی و بينالمللی و از لحاظ روش برقراری ارتباط به جلسات حضوری و يا غير حضوري تقسيم نمود. اما به طور واقع چه ميزان از اين مذاکرات و جلسات ضرورت دارند، مفيد هستند و يا به نتيجه نهايي ختم میشوند؟
اهميت مديريت زمان در فرآيندهای مذاكرات و جلسات
همه ما چه در محيط كار و چه در منزل و ساير مكانها نيازمند تنظيم وقت خود هستيم. ترتيب انجام امور روزانه روی كميّت و كيفيّت آنها تاثير خواهد گذاشت. وقتشناسی و استفاده بهينه از زمان در دسترس از ويژگیهای هر فرد محسوب میشود. حضور چند دقيقه قبل از برگزاري هر جلسه در محل، انجام به موقع كارها در زمان مشخص از خصوصيات بارز مديريت زمان است. شناسايی اولويتهای كاری، هدفگذاری در كار و زندگي و شناسايي راههای رسيدن به اهداف سازمانی كمك میكند تا بتوانيم خود را بر اساس زمان برنامهريزی نمايم.
كارشناسی معتقد بود كه مديريت زمان در سه كلمه خلاصه میشود:
1- اولويتبندی 2- انگيزه داشتن 3- بخاطر آوردن امور.
فراموش نكنيم كه زمان با ارزشترين منبعی است كه در اختيار انسانها قرار دارد، زيرا تمامي منابع ديگر به شرط وجود زمان ارزش میيابند و به دليل همين ارزش و اهميت، توجه به زمان در بسياري از فرهنگها و زبانهای مختلف تكرار شده است.
پس لزوم توجه به مقوله مديريت زمان در كليه فرآيندهای مرتبط با مذاكرات و جلسات، از اهميت خاصی برخوردار است. در راستاي مديريت زمان مذاکره مواردی همچون هدف و هدفگذاری، تفويض اختيار، اولويتبندی امور و غاصبان زمان دارای اهميت میباشند كه در اينجا به تشريح آن خواهيم پرداخت.
هدف و هدف گذاری در برنامهريزی مذاکرات
هدف براي بسياری از افراد واژه آشنا و مشخصي است. ممكن است تصور شود كه بحث در خصوص اهداف مذاکره ، بحثی بديهی و پيش پا افتاده است، اما بسياري از افراد از ويژگیهای بديهی هدف شناخت كاملي ندارند. در واقع هدف، در زمره مقولههای مبهمی است كه افراد به خصوص در سازمان از آن بیاطلاع هستند. اگر از پرسنل، سرپرستان و يا مديران سازماني در خصوص اهداف سازمان بپرسيد، بیگمان اغلب آنها از ارايه پاسخ معذورند. هدفگذاری در فعاليتهای مرتبط با برگزاري جلسات و مذاكرات به معنای ارزشگذاری جهت امور جلسات میباشد.
هدف عبارت است از نقطهای كه كليه تلاشها و كوششها معطوف به آن است. اين فعاليتها و كوششها ممكن است در جهت هدف باشند و يا خود هدف. فعاليتهای در جهت هدف، آن دسته از فعاليتها هستند كه ما را در رسيدن به هدف ياري مینمايند و فعاليتهای خود هدف، آن دسته از فعاليتها هستند كه دقيقا بر خود هدف مبتني هستند. به عنوان مثال اگر شما گرسنه باشيد، هدف شما سير كردن خود است، كليه فعاليتهای تهيه و پخت غذا به عنوان فعاليتهای در جهت هدف و خوردن غذا، فعاليت خود هدف است.
هدف بايد قابل برنامهريزی باشد يعني بتوان براي رسيدن به آن برنامهريزی دقيقي انجام داد. بنابراين قبل از برنامهريزی بايد ديد كه آيا آنچه كه به آن به عنوان هدف مینگريم، واقعا هدف است يا خير؟ بهتر است اهداف خود را در زندگي كاری و شخصي مرور كنيد. آيا میدانيد چند درصد اهدافتان درست و چند درصد آنها اشتباه است؟ آيا از ويژگیهای هدف اطلاع داريد يا خير؟
اهداف دارای پنج ويژگی اصلی هستند كه در كلمه SMART نهفته است.
هدفگذاری در برگزاري جلسات مذاکره به عنوان يكی از فرآيندهای مهم در مديريت زمان دارای ارزش بسيار زيادی است كه موجب میگردد بتوانيم بطور واضح و روشن تعريف دقيقی از اهداف مذاکرات و جلسات بيان نماييم و پيشنهادهای لازم را براي رسيدن به اهداف ارايه نماييم.
طبقه بندی سه گانه اهداف
از نقطه نظر طبقاتی، اهداف را میتوان در سه بخش خلاصه نمود.
- اهداف چرايی
اهداف شخصی افراد است كه هدفهای هر فرد را در زندگی شخصي نمايان میكند و زير بنای زندگی را میسازد شما چه هدفهايی در زندگي شخصي خود داريد؟
- اهداف چيستی
اهداف شما در زندگی كاری محسوب میگردند كه به واسطه آن سطح پيشرفت خود را در محيط های كاری پيشبينی مینمايد.
- اهداف چگونگی
راه رسيدن به دو هدف بالا را نشان میدهد. شما براي رسيدن به اهداف بالا چه راه يا استراتژی در پيش گرفتهايد.
مثال:
میخواهم در يك سال آينده با شركت در كلاسهای آموزشی و جديت در كار، (اهداف چگونگي) موفقترين مذاكره كننده سازمان بشوم (اهداف چيستی) تا در نهايت با درآمد حاصله بتوانم در رفاه و آسايش و آرامش زندگی كنم (اهداف چرايی).
همه ما بايد بتوانيم براي خود هدف تعيين كنيم و رابطه منطقی بين اهداف سه گانه خود ايجاد نماييم. افرادي كه نتوانند اين رابطه منطقی را ايجاد نمايند، در زمان اندكی به افسردگی خواهند رسيد. نكته مهم ديگر در هدف گذاری، نوشتن اهداف در محلی مناسب است. شما میتوانيد اهداف خود را در روز آخر هر سال در سررسيد سازماني خود يادداشت کنید.
دکتر کامران صحت